BetriebswirtschaftE-Rechnung: Was Betriebe jetzt wissen sollten

Eine E-Rechnung stellt den Rechnungsinhalt – anders als eine Rechnung auf Papier, eine Bilddatei oder ein PDF – in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar. Dieser Datensatz stellt sicher,  dass Rechnungen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden, elektronisch übermittelt und empfangen sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein hybrides elektronisches Rechnungsformat. Hybrid bezieht sich dabei auf die Lesbarkeit des Dokuments: Eine solche Rechnung besteht aus dem menschenlesbaren PDF-Format und dem maschinenlesbaren XML-Format. Inhaltlich unterscheiden sich die beiden Datentypen nicht.

Beispiel für eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format:

Versenden von E-Rechnungen: Die Sendeverpflichtung kann bereits heute vom Rechnungsempfänger verlangt werden. Die Sendeverpflichtung für alle E-Rechnungen erfolgt dann schrittweise bis Ende 2028.

Aufbewahrung: Betriebe müssen bei der Archivierung von E-Rechnungen die  GoBD beachten. Das heißt, alle Rechnungen, die elektronisch eingehen, müssen auch elektronisch gespeichert werden. Betriebe müssen daher die Unversehrtheit und die Lesbarkeit der Daten gewährleisten sowie die Echtheit der Herkunft nachweisen können – hier gibt es keine Änderung zur Papierrechnung. Das Speichermedium muss mindestens zehn Jahre lang existieren und die Daten müssen jederzeit abrufbar sein. Nur so ist eine ordnungsgemäße Archivierung von E-Rechnungen möglich.

Ausnahmen: Ausnahmen gelten für Rechnungen unter 250 Euro, Fahrausweise und steuerbefreite Lieferungen und Leistungen nach  UStG § 4 Nr. 8 bis 29 sowie im B2C-Bereich, also im Privatkundengeschäft.

Betriebe sollten darauf bestehen, dass alle Lieferanten und Geschäftspartner ihre Rechnungen an ein bestimmtes E-Mail-Postfach "Rechnung@" senden. Nur dann können alle E-Rechnungen einfach archiviert werden.

Bereits seit Jahren müssen Betriebe alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen nach den GoBD-Regeln aufbewahren. Wer dies bisher nicht umgesetzt hat, muss dies jetzt auch angehen. (GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).

Unternehmen können hier auf die Dienste externer Anbieter zurückgreifen. Die Dateien könnten zum Beispiel automatisch aus dem Rechnungseingang in das Archiv weitergeleitet werden und wären vermutlich auch gegen Hackerangriffe besser geschützt als im eigenen Unternehmen.

Eine E-Rechnung gilt als zugestellt, wenn der Empfänger die Rechnung erhalten hat und öffnen kann. Dies kann über folgende Wege erfolgen:

• Rechnungsprogramm
• Buchhaltungsprogramm
• E-Mail-Empfang

Beim E-Mail-Empfang ist wichtig: 

• E-Rechnungen im ZUGFeRD Format sind problemlos lesbar.
• Bei geringem Rechnungsaufkommen kann für eine Übergangszeit eine per Mail eingehende XRechnung (im XML-Format) mit einem Anzeigeprogramm („Viewer“) visualisiert werden. Der Zentralverband des deutschen Handwerks empfiehlt hierfür zum Beispiel den  Ultramarinviewer, das Forum elektronische Rechnung Deutschland den  Quba-Viewer.
• Wir empfehlen die Einrichtung einer besonderen E-Mail-Adresse (zum Beispiel rechnung@), die nur für den Empfang von Rechnungen genutzt wird. So können Sie weitere Prozessschritte – etwa die Prüfung und Freigabe – optimiert durchführen.

• Rechnungsprogramm
• Buchhaltungsprogramm
• Generator (Webseite)

Der Einsatz eines Generators ist in der Regel ausreichend, wenn Sie nur wenige Rechnungen pro Monat versenden. Eine Übersicht geeigneter und sicherer Generatoren finden Sie hier:  XRechnung erstellen (gründerküche.de, 6. Mai 2024). Gegebenenfalls bietet auch der Rechnungsempfänger einen Generator auf seiner Firmenwebsite an.

Der Vorsteuerabzug bei elektronischen Rechnungen geht verloren, wenn der Nachweis und die Prüfung der Echtheit, der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts fehlen und die Rechnung nicht alle gesetzlich geforderten Angaben enthält.

Elektronisch übermittelte Rechnungen werden von der Finanzverwaltung auch ohne digitale Signatur anerkannt – das ist in   § 14 Abs. 1 UStG geregelt. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird (vergleiche  haufe.de).

Sofern aber eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung bestand und stattdessen eine sonstige Rechnung i. S. v. § 14 Absatz 1 Satz 4 UStG ausgestellt worden ist, könnte dies dazu führen, dass die ausgestellte Rechnung nicht den Anforderungen der §§ 14, 14a UStG entspricht. In der Konsequenz kann die ausgestellte Rechnung dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug nach § 15 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 UStG berechtigen (vgl. BMF, 2024/0530244, S. 13).